Gamma写资料归档规则提示词：怎么把目标用户说清楚

必须锁定具体角色、场景与动作：①首句用“【岗位+职责动词】”明确执行者；②嵌入系统路径或时间/物理锚点；③区分审批流、交付形态及失败兜底动作。

要让Gamma生成的资料归档规则提示词精准命中实际使用人，必须把“谁在什么场景下用这条规则”钉死到具体角色、权限和动作上，不能出现“相关人员”“负责人员”这类模糊指代。

第一步：锁定真实操作者身份

打开Gamma提示词编辑框，在开头第一句就写明执行主体，格式为“【岗位名称+具体职责动词】”，例如：“【行政专员→每日整理扫描件并上传至共享文件夹】”“【研发项目经理→在项目结项后3个工作日内移交设计文档】”。

这一步不能写成“相关人员需归档”，因为Gamma无法识别“相关人员”对应哪个系统角色；也不要用“用户”“使用者”这种泛称——它没有行为边界，模型会默认填充通用逻辑，导致规则脱离业务流。

第二步：绑定动作发生的具体环境

方法一：嵌入系统路径
在职责动词后紧跟操作入口，例如：“【法务助理→登录OA系统→进入‘合同归档’模块→点击‘批量移交’按钮】”。

方法二：标注物理/时间锚点
例如：“【档案管理员→每周五16:00前检查D:Archive2024_Q3Legal子目录下所有PDF文件命名是否含‘CN-年份-序号’】”。

【必须包含可验证的路径或时间点，否则Gamma会生成抽象流程】

第三步：区分权限层级与输出形态

① 先判断该规则是否触发审批流：如果是，明确写出“需经【直属主管姓名/岗位】线上审批通过后才生效”；
② 再确认交付物形态：是生成PDF存档包？还是仅更新Notion数据库字段？或是向企业微信指定群发送归档完成通知？
③ 最后补上失败兜底动作：例如“若超时未移交，系统自动将文件移入【待处理-超期归档】标签页，并邮件提醒责任人及部门负责人”。

这三步缺一不可。只写“按时归档”不说明谁看得到、谁被通知、失败了谁来接手，Gamma生成的提示词就会漏掉关键协同节点。